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Initiale Einrichtung

Im nachfolgenden geben wir Ihnen eine Übersicht, welche Daten für die initiale Einrichtung des Produkten Campus Events notwendig sind.

1. Vor dem Setup​

1.1 Domains​

Bitte geben Sie uns für die Systeme zwei unterschiedliche Domainnamen: Produktiv und Stagingdomain.

Beispiel Domains

Produktiv Domain: events.kundendomain.de oder veranstaltungen.kundendomain.de Staging Domain: events-staging.kundendomain.de oder veranstaltungen-staging.kundendomain.de

Hierfür muss Ihrerseits jeweils ein Eintrag im Kundeneigenen DNS erfolgen, sodass die Domains auf den entsprechenden Server verweisen und die Seiten aufgerufen werden können. Die entsprechenden Daten erhalten Sie zu gegeben Zeitpunkt von uns. Unsererseits wird sowohl die IPv4 als IPv6 IP Adresse hinterlegt.

Beispiel DNS Eintrag

Produktiv Domain: events.kundendomain.de. 86400 IN CNAME events-kundendomain.academic-hero.de.
Staging Domain: events-staging.kundendomain.de. 86400 IN CNAME events-kundendomain.academic-hero.de.

2. Weitere Informationen​

2.1 Name der Institution​

Es werden zwei Angaben benötigt:

  • Kurzname
  • Langname

Die Angaben Kurzname und Lang-Name werden im Quellcode der Seite in den Meta-Daten ausgegeben. Sie tragen damit dazu bei, dass Ihre Inhalte bei Suchmaschinen unter Ihrem Namen aufgefunden werden.

Beispiel

Kurzname = Brain Appeal
Lang-Name = Brain Appeal GmbH, Mannheim

2.2 Title-Tag​

Öffnen Sie Campus Events in Ihrem Browser, wird im Tab/Reiter des Browsers der Anwendungsname „Campus Events“ angezeigt. Sie haben die Möglichkeit den Anwendungsnamen um einen individuellen Zusatz zu ergänzen.

Beispiel

„Veranstaltungen der KURZNAME (Campus Events)“

Gerne integrieren wir Ihr Logo in Campus Events. Wir benötigen dafür eine Datei im Dateiformat svg oder alternativ png (Höhe ca. 100px und Breite max. 250px).

Individuelle Logo Verlinkung Auf allen Seiten von Campus Events wird Ihr Logo mit der Startseite von Campus Events verlinkt (unsere Empfehlung). Sollten Sie dennoch ein anderes Linkziel wünschen, teilen Sie uns dieses bitte mit.

note

Lassen Sie uns Ihr Logo bitte per Mail oder Cloud zukommen. Wenn Sie uns mehrere Logo-Varianten zukommen lassen, nennen Sie uns bitte den Dateinamen des bevorzugten Logos.

2.4 Logo als Favicon und Touch Icon für mobile Endgeräte​

Favicon: Beim Aufruf einer Webseite im Browser wird oftmals ein Logo im Reiter/Tab des Browsers angezeigt. Sollten Sie ein individuelles Logo für den Browser Reiter/Tab lassen Sie uns dieses bitte zukommen.

Touch Icon: Speichert ein Seitenbesucher Ihre Seite als Lesezeichen/Icon auf dem mobilen Endgerät werden für die Verknüpfung sogenannte Touch Icons angezeigt.

Anforderungen an Datei: Dateiformat svg oder png (256px x 256 px).

Lassen Sie uns Ihr Logo bitte per Mail oder Cloud zukommen.

note

Wenn Sie uns mehrere Logo-Varianten zukommen lassen, nennen Sie uns bitte den Dateinamen des bevorzugten Logos. Sollten Sie für Favicon und Touch Icons unterschiedliche Varianten einsetzen wollen, führen Sie diese bitte einzeln auf

2.5 Farbanpassungen​

Hinterlegt werden können aktuell zwei (2) Farben. Eine Übersicht wie sich die Farben auf Campus Events auswirken, finden Sie nachfolgend. Bitte liefern Sie uns Ihre zwei individuellen Farbwerte, wenn möglich als Hex-Wert (Farbwert1 / Farbwert 2).

Beispiel

Farbe 1: #00b6ed
Farbe 2: #000000

Farbzuordnungen der Farbwerte

Gerne implementieren wir bis zu 5 Social Media Icons und Verlinkungen zu Ihren jeweiligen Kanälen.
Folgende Kanäle können hinterlegt werden:

  • Facebook
  • Instragram
  • Linked In
  • Pinterest
  • Twitter
  • Website
  • Xing
  • YouTube

2.7 Impressum​

Bitte beachten Sie, dass für Campus Events ein Impressum hinterlegt werden sollte. Diese kann individuell von Ihnen erstellt werden. Lassen Sie uns Ihre Texte bitte in einer bearbeitbaren Datei zukommen.

2.8 Datenschutzerklärung​

Bitte beachten Sie, dass für Campus Events eine Datenschutzerklärung hinterlegt werden sollte. Im Backend unter "Konfiguration" -> Inhaltsseiten werden die Inhalte für die Datenschutzerklärung hinterlegt. Sie können unsere Vorlage mit individuellen Bausteinen (2.8.1) wählen oder eine komplett individuelle Variante (2.8.2) einsetzen. Eine Übersicht der Texte finden Sie im Anhang. Auf der Campus Events Demo-Webseite (https://demo.campus-events.com/) wurde eine Datenschutzerklärung für Campus Events mit vier Textbausteinen (Angaben über Anbieter, Datenschutzbeauftragter, Zuständige Datenschutz-Aufsichtsratsbehörde, Soziale Netzwerke) hinterlegt, die Sie verwenden können. Wenn Änderungen am allgemeinen Text, der sich um die vier Textbausteine legt, vorgenommen werden sollen, dann kann dieser Text in der "Vorlage für Inhalte" vorgenommen werden.

2.8.1 Datenschutzerklärung > Vorlage Brain Appeal >Textbausteine Abschnitt „Angaben über den Anbieter“ Bitte liefern Sie uns die entsprechenden Informationen

Abschnitt Datenschutzbeauftrager Bitte liefern Sie uns die Kontaktdaten Ihres Datenschutzbeauftragten oder Hinweis zum Thema

Abschnitt „Zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde“
Bitte liefern Sie uns die Kontaktdaten Ihrer Datenschutz-Aufsichtsbehörde

Abschnitt „Soziale Netzwerke“
Bitte liefern Sie uns die Informationen zu Ihren sozialen Netzwerken

2.8.2 Datenschutzerklärung > Individuelle Texte
Gerne implementieren wir auch ihre individuelle Datenschutzerklärung. Lassen Sie uns Ihre Texte bitte in einer bearbeitbaren Datei zukommen. Hierfür stehen die Textbausteine "Teaser" und "Hauptbereich" zur Verfügung. Um individuelle Texte zu verwenden, muss im Bereich "Einstellungen" -> "Template" -> Datenschutzerklärung Konfiguration die Checkbox "Datenschutzerklärung: Konfiguration" gesetzt werden.

2.8.3 Datenschutzerklärung > Individuelle Texte
Wenn Sie dies unter 2.8.1 und 2.8.2 genannten Optionen nicht nutzen möchten und stattdessen auf eine externe Webseite verweisen möchten, wird dies im Backend unter "Konfiguration" -> "Einstellungen" -> "Template" vorgenommen. Der Bereich Datenschutzerklärung: Externe Verlinkung" ist hierfür gedacht. Gehen Sie über "Bearbeiten" in die Eingabemaske und hinterlegen Sie eine externe URL für die Datenschutzerklärung, welche den Standardlink zur Systemseite ersetzt.

2.9 Nutzungsbedingungen / AGB​

Bitte beachten Sie, dass für Campus Events Nutzungsbedingungen bzw. AGB hinterlegt werden sollten. Im Backend unter "Konfiguration" -> Inhaltsseiten werden die Inhalte für die Nutzungsbedingungen hinterlegt. Auf der Campus Events Demo-Webseite (https://demo.campus-events.com/) wurden Beispiel-Nutzungsbedingungen für Ihre Campus Events Instanz hinterlegt, die Sie verwenden können. Wenn Sie diese nicht nutzen möchten und stattdessen auf eine externe Webseite verweisen möchten, wird dies im Backend unter "Konfiguration" -> "Einstellungen" -> "Template" vorgenommen. Im Bereich "Nutzungsbedingungen: Externe Verlinkung" können die Informationen hinterlegt werden. Die externe URL für die Nutzungsbedingungen ersetzt den Standardlink zur Systemseite.

2.9.1 Als PDF​

Bei jeder Anmeldung / Bestellung wird eine E-Mail versendet mit AGBs bzw. Nutzungsbedingungen an den Käufer gesendet. Sie können entweder 2 unterschiedliche PDF Dokumente für kostenlose und kostenpflichtige Vorgänge versenden oder dasselbe PDF in beiden Fällen.

note

Bitte lassen Sie uns die entsprechende PDF Datei zukommen. Das PDF muss im Format PDF 1.4 vorliegen und darf keine höhere Version sein.

2.9.2 Als offenes Format​

Wir benötigen die o.a. Texte zusätzlich in einem offenen Format wie z.B. Word.

note

Bitte lassen Sie uns die offene/bearbeitbare Datei zukommen.

3. Systemeinstellungen​

3.1 Benutzerverwaltung​

3.1.1 Administratoren​

Für die Verwaltung von zentral im System gepflegten Daten (Stammdaten, Nutzerdaten, Konfigurationen) können Administratoren konfiguriert werden.

Lassen Sie uns bitte wissen, wen wir als Administrator (1-5 Personen) für Sie anlegen sollen. Nennen Sie uns hierfür bitte Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse. Die entsprechenden Nutzer können Ihr Passwort initial über die Passwort vergessen Funktion setzen und somit individuell definieren.

3.1.1 Benutzer ohne Administrationsrechte​

Weiterhin können Nutzer mit eingeschränkten Rechten definiert werden. Diese können entsprechend definierte Administratoren im System eigenständig einrichten. Gerne können Sie uns für das erste Setup auch eine Liste eines ausgewählten Nutzerkreises (bis zu 10 Personen) zukommen lassen, sodass wir diese vorab für Sie einrichten. Hierfür benötigen wir neben dem Vor- und Nachnamen und der E-mail Adresse auch die Informationen auf welche Bereiche des System der Nutzer Zugriff erhalten soll. Eine Übersicht der zur Verfügung stehenden Benutzergruppen finden Sie ebenfalls hier in der Dokumentation zu Campus Events.

3.2 E-Mails​

3.2.1 E-Mail Adresse​

Es empfiehlt sich eine eigene E-Mail Adresse für den Versand aus Campus Events einzurichten. Die hinterlegte Mailadresse wird z.B. für den Mailversand an Teilnehmer einer Veranstaltung oder die Passwort-Vergessen-Funktion genutzt.

Für die Einrichtung werden wir bei Bedarf Kontakt mit Ihrem Rechenzentrum oder Hosting-Anbieter aufnehmen.

3.2.1 Empfänger und Absender E-Mail​

Absender Adresse setzt sich aus no-reply und der unter 1.12 definierten Domain zusammen oder Sie definieren eine alternative Absenderadresse.

Beispiel

Adresse die im Mailclient als Absender von Mails aus Campus Events angezeigt wird:
no-reply@veranstaltungen.kundendomain.de

benötigte Daten

Bitte teilen Sie uns mit, ob Sie
a) die Standard no-reply@ verwenden oder
b) eine individuelle E-Mail Adresse nutzen

möchten. Bei Variante b) teilen Sie uns diese bitte mit und beachten Punkt 3.2.2.

Empfänger

Empfänger für Mailantworten:
Für Antworten auf E-Mails von no-reply kann eine reply-to Adresse hinterlegt werden, die von den Mailclients der Empfänger entgegengenommen werden können.

Beispiel

Empfänger bei Beantwortung einer Mail aus Campus Events:
veranstaltungen@domain.de

Hinweis: Wenn Sie keine individuelle Adresse setzen möchten, antwortet der Mailclient automatisch auf den Absender.

benötigte Daten

Bitte teilen Sie uns mit, ob welche Variante Sie nutzen möchten
a) Ja, ich möchte eine individuelle Adresse als Empfänger (reply-to) verwenden. Bitte teilen Sie uns die E-Mail Adresse mit b) Nein, ich möchte keine reply-to Adresse verwenden.

3.2.2 SMTP Konfiguration​

Zum Versenden von E-Mails wird ein SMTP-Server konfiguriert, damit die Mails nicht als Spam erkannt werden.

Hinweis

Dieser ist erforderlich, sofern in Punkt 3.2.1 individuelle E-Mail Adresse erwünscht sind.

benötigte Daten
  • SMTP Server Name
  • Port
  • Benutzername
  • Passwort
  • Verschlüsselung: "SSL" oder "TLS" oder „Unverschlüsselt"

3.2.2 E-Mail Templates systemweit​

Für den Mailversand gibt es in Campus Events verschiedene E-Mail Templates, welche systemweit definiert werden. Einen Teil der E-mail Templates können auch im Veranstaltungsformular verantaltungsbezogen angepasst werden. Weiterhin ist ein Teil der E-Mail Tempaltes nochmals pro Mandant individualiserbar (Produktoption Mandantenfähigkeit notwendig).

Eine Übersicht der im System vorhandenen E-Mail Templates und deren Konfigurationsoptionen finden Sie hier.

4. Produktoptionen​

Campus Events kann durch Produktoptionen um Funktionalitäten erweitert werden. Sofern Sie eine der folgenden Produktoptionen ebenfalls gebucht haben, benötigen wir hierzu entsprechende Informationen für das initiale Setup.

4.1 Mandantenfähigkeit​

Zur Einrichtung der gewünschten Mandaten lassen Sie uns bitte eine Liste der Bezeichnungen der Mandanten zukommen. In der Nutzerübersicht ergänzen Sie bitte ebenfalls einen Hinweis auf welchen Mandaten der entsprechende Nutzer Zugriff haben darf.

4.1 kostenpflichtige Veranstaltungen​

Sofern Sie die Produktoption kostenpflichtige Veranstaltungen gebucht haben, benötigen wir zusätzlich noch die Informationen zu den gewünschten Verkäuferkonfiguration. Eine Übersicht über die Konfigurationsoptionen können Sie unter Bestellsystem > Verkäufer einsehen.

4.2 Shibboleth​

Campus Events ermöglicht Flexibilität durch das Single Sign-On mit Shibboleth. Ein Login für alles: nahtlose Integration in bestehende Anmeldeprozesse für Studierende und Mitarbeitende. Mit dem Shibboleth Zusatzmodul erleben Sie vereinfachte Benutzerverwaltung und gesteigerte Sicherheit der Anmeldedaten. Folgende Fragestellungen müssen vor der Einrichtung von Single Sign-On mit Shibboleth geklärt werden:

4.2.1 Domain​

Unter welcher Domain soll Campus Events verfügbar gemacht werden? Bitte legen Sie sich fest: mit oder ohne "www"?

4.2.2 Shibboleth Konfiguration​

Wie viele IDP (Shibboleth Identidy Provider) sollen angebunden werden? Soll die Anbindung von Campus Events als SP (Shibboleth Service Provider) über das DFN (Deutschen Forschungsnetz), also über die Metadaten (Shibboleth metadata - http://www.aai.dfn.de/metadata/dfn-aai-sp-metadata.xml) erfolgen?

Wenn die Anbindung via DFN erfolgen soll, beachten Sie bitte folgendes:

  • Bitte stellen Sie uns für Campus Events die Zertifikate für Verschlüsselung (encryption) und Signatur (signing) zur Verfügung. Es sind zwei Dateien (Ein Schlüssel-Paar). Ein privater Schlüssel und ein öffentlicher Schlüssel. Beide gehören aber zueinander. Für Signatur und Verschlüsslung werden aber keine unterschiedlichen Schlüssel-Paare verwendet.
  • Bitte nennen Sie uns für Ihren IDPs (bzw. bei mehreren für IDPs)
  • Den EntityID-Eintrag (z.B.: https://idp.hs-campus-events.de/idp/shibboleth)
  • Den Namen der Einrichtung auf Deutsch (nur sofern, dieser von dem aus der XML des IDP abweichen soll)
  • Den Namen der Einrichtung auf Englisch (wenn Campus Events auch auf Englich verfügbar sein soll und nur sofern, dieser von dem aus der XML des IDP abweichen soll)

Die Shibboleth-Zertifikate für Verschlüsselung (encryption) und Signatur (signing) werden in Campus Events in einer Zertifikatsdatei abgelegt. Der Zertifikatswechsel ist durch Admins möglich. Derzeit kann immer nur eine Zertifikatsdatei gleichzeitig in Campus Events hinterlegt werden. Auf Wunsch kann der Zertifikatswechsel auch mit zwei Dateien (altes und neues Zertifikat) implementiert werden. Bitte kontaktieren Sie uns hierfür.

4.2.3 Metadata.XML​

Für das initiale Setup des Zusatzmodul Shibboleth erhalten Sie im ersten Schritt einen Link zur benötigten Metadaten-Datei für Ihr System. In den Metadaten von Campus Events, die über die Domain in metadata.xml abrufbar sind, stehen Angaben, die von den von Ihnen im DFN hinterlegten Angaben abweichen können. Sollten Sie individuelle Angaben in den Campus Events Metadaten wünschen, kontaktiern Sie uns bitte. Campus Events liest den OrganizationDisplayName aus den DFN Metadaten nicht aus, sondern Sie können diesen manuell / individuell festlegen.

4.2.4 Anpassungen seitens Identity Providers (IdP)​

Folgende Daten müssen bei der Anmeldung via Shibboleth verpflichtend vom IDP an Campus Events übertragen werden:

  • E-Mail Adresse (Shibboleth: mail) urn:oid:0.9.2342.19200300.100.1.3
  • Vorname (Shibboleth: sn (surname)) urn:oid:2.5.4.4
  • Nachname (Shibboleth: givenName) urn:oid:2.5.4.42 Die Attributnamen sind zu prüfen, und bei Abweichung mitzuteilen. AttributName wie auch FriendlyName werden beim Setup benötigt.

Aktuell werden die Benutzerdaten ausschließlich dem jeweiligen Nutzerkonto in Campus Events zugeordnet. Wenn Sie eine erweiterte Datenverarbeitung oder zusätzliche Funktionalitäten wünschen, kontaktieren Sie uns bitte für eine entsprechende Zusatzentwicklung. Über eine solche Zusatzentwicklung ist es möglich, bei der Anmeldung über Shibboleth zusätzliche Attribute vom Identity Provider (IDP) an Campus Events zu übermitteln. Diese optionalen Daten können beispielsweise zur Vergabe von Rollen und Rechten oder zur Abrechnung und institutionellen Zuordnung (z. B. Studierende, Mitarbeitende) verwendet werden. Ein typisches Beispiel hierfür ist das Attribut eduPersonPrimaryAffiliation.

Möchten Sie weitere Attribute übertragen? Dann benötigen wir, wie in diesem Beispiel genannt, folgende Angaben von Ihnen:

  • Name: urn:oid:1.3.6.1.4.1.5923.1.1.1.5
  • FriendlyName: eduPersonPrimaryAffiliation
  • Welche Werte sind in dieses Attribut möglich?

Von Seiten des Identity Providers (Kundenseite) muss eine Vertrauensbeziehung zu uns als Service Provider (SP) hergestellt werden. Hierzu muss ggf. die Konfiguration Ihres IdP aktualisiert werden. Bitte geben Sie hierzu folgende Informationen an den entsprechenden Ansprechpartner weiter.

Campus Events nutzt im Standard die E-Mail Adresse als eindeutigen Usernamen. Bei Änderung der E-Mail Adresse z.B. durch Namensänderung oder Änderung der Hauptdomain Ihrer Institution ist für Campus Events die Zuordnung der neuen E-Mail Adresse zur vorherigen E-Mail Adresse nicht möglich. Die neue E-Mail Adresse wird als neuer User in Campus Events erstellt. Soll eine abweichend von der E-Mail Adresse ein anderes Kriterium als eindeutiges Merkmal (Unique ID) der Person verwendet werden, beispielsweise die "Pairwise-ID"? Wenn ja, teilen Sie und bitte das Element mit, das vom IDP als eindeutiges Merkmal übertragen wird. Hier werden "AttributName" wie auch "FriendlyName" benötigt, also exakt wie bei "RequestedAttribute"

4.2.5 Finalisierung seitens Service Provider​

Nachdem wir alle benötigten Daten aus Schritt 4.2.2 von Ihnen erhalten haben, werden wir die Einrichtung unsererseits abschließen. Bitte stellen Sie uns einen Shibboleth Testuser zur Verfügung, um den Login in Campus Events jederzeit testen zu können udn im Support leisten zu können. Sobald wir die Einrichtung abgeschlossen und einen erfolgreichen Login mit unserem Testaccount durchführen konnten, informieren wir Sie darüber und Sie können den Login mit Ihrem Account durchführen. Gerne sollte der Testuser auch nach erfolgreicher Einrichtung aktiv bleiben, so dass wir, insbesondere bei Updates, weiterhin Support leisten können.