Import von Veranstaltungen
Der Veranstaltungs-Import befindet sich im Menü unter Importer > Imports.
Der Import von Veranstaltungen ist aktuell nur für Super-Admins verfügbar.
Übersicht der Importe
In der Übersicht werden alle abgeschlossenen und in Vorbereitung stehenden Importe angezeigt.
Die Übersicht gibt, neben dem Status des Imports, zusätzlich die Informationen zum Erstellungsdatum und Änderungsdatum der Importe an.
Abgeschlossen: Import ist abgeschlossen und Veranstaltungen wurden im System hinterlegt.
In Vorbereitung: Import-Prozess ist noch nicht abgeschlossen und kann weiter bearbeitet werden. Veranstaltungen sind noch nicht importiert.
Die Datensätze in der Übersicht können gesichtet, bearbeitet, gelöscht und wiederverwendet werden.
Mit der Wiederverwenden Funktion, kann ein neuer Import mit den gleichen Einstellungen durchgeführt werden.
Veranstaltungen importieren
Über den + Neu Button oben rechts in der Übersicht kann ein neuer Import gestartet werden
Schritt 1 - Datei(en) hochladen
Im Upload-Feld kann eine XLSX-Datei hochgeladen werden. Falls die Import-XLSX-Datei mehrere Reiter enthält, werden diese ebenfalls importiert. Es ist aber nicht möglich, mehrere Dateien auf einmal zu importieren.
Wenn die Datei hochgeladen wurde, werden die Inhalte tabellarisch in der Vorschau angezeigt.
1. Tabellen-Kopf definieren
Mit der Checkbox "Erste Zeile enthält Spaltenbeschriftungen" kann die erste Zeile der Import-Datei als Tabellen-Kopf definiert werden.
Der Tabellen-Kopf beinhaltet die entsprechenden Spaltenbeschriftungen zur Zuordnung.
2. Auswahl Tabelle
Mit der Checkbox "Diese Daten für den Import verwenden" wird ausgewählt, welche Datei für den Import bearbeitet werden soll.
Initial ist die Einstellung für alle hochgeladenen Dateien aktiviert. Die Einstellung kann je nach Wunsch deaktiviert werden, um entsprechende Dateien nicht im Import Prozess weiter zu verarbeiten.
3. Vorschau Tabelle
In der Vorschau der Tabelle(n) können die Daten gesichtet werden.
Schritt 2 - Daten normalisieren
Nach dem Upload können die Daten, bei Bedarf, auch nachträglich bearbeitet werden.
Über das Dropdown "Modifikator hinzufügen" können folgende Modifikatoren eingestellt werden:
1. Spalten kombinieren
Über "Spalten kombinieren" können evtl. doppelte Spalten oder Spalten mit gleichem Inhalt in einer Spalte vereint werden.
Suchfelder Hier kann ein Feld oder mehrere Felder ausgewählt werden, um die Spalten zu kombinieren.
Zielfeld Hier wird das Feld festgelegt, in dem die Inhalte der oben ausgewählten Felder kombiniert werden sollen.
Text zwischen den Feldern Die Inhalte werden aktuell ohne Abstände/Leerzeichen kombiniert. Dieses Feld dient dazu, die kombinierten Inhalte mit entsprechendem Inhalt zu trennen.
Empfehlung: Es wird empfohlen, zwei Absätze (2x Enter-Taste) einzusetzen, um die Inhalte untereinander darzustellen.
Leere Felder auslassen Wenn Spalten keinen Inhalt haben, werden diese beim Kombinieren mit dieser Einstellung ignoriert.
2. Fester Wert
Mit dieser Einstellung kann eine neue Spalte erstellt werden.
Zielfeld Hier wird der Titel der neuen Spalte definiert.
Wert Hier wird der Inhalt der Spalte eingebunden.
3. Sonderzeichen für HTML entfernen
Mit dieser Einstellung können unerwünschte Sonderzeichen oder Artefakte aus den Inhalten der Spalten entfernt werden.
Suchfeld Hier wird die Spalte ausgewählt, welche geprüft werden soll.
Zielfeld Hier wird die Spalte eingetragen, welche bearbeitet werden soll. Sie sollte identisch zum Suchfeld sein.
4. Suchen & Ersetzen
Mit dieser Einstellung können Inhalte lokalisiert und ersetzt werden.
Suchfeld Hier wird die Spalte ausgewählt, welche geprüft werden soll.
Zielfeld Hier wird die Spalte eingetragen, in welcher die Änderung stattfinden soll.
Regulärer Ausdruck Es handelt sich hier um eine erweiterte Suchen und Ersetzen-Funktion, die Muster statt einfacher Textstrings verwendet. Damit können komplexe Kriterien festgelegt werden, um Veranstaltungen beim Import gezielt zu finden und zu ersetzen (oder zu modifizieren).
Suchtext Hier wird die Spalte eingetragen, nach der gesucht werden soll.
Ersetzen mit Hier wird eingetragen, was durch den Suchtext ersetzt werden soll.
5. Zeichen von Start und Ende entfernen
Hier können evtl. unerwünschte Leerzeichen vom Start und Ende des Inhalts entfernt werden.
Suchfeld Hier wird die Spalte ausgewählt, welche geprüft werden soll.
Zielfeld Hier wird die Spalte eingetragen, in welcher die Änderung eingetragen werden soll.
Zeichen von Anfang entfernen / Zeichen von Ende entfernen Hier werden Leerzeichen vom Anfang bzw. Ende entfernt.
Schritt 3 - Zuordnung der Daten
Bei der Zuordnung der Daten vom Tabellen-Kopf werden die Inhalte entsprechend im Importprozess zugeordnet.
Vor der Zuordnung kann das Import Ziel ausgewählt werden. Aktuell können nur Veranstaltungen importiert werden. Daher kann als Ziel nur "Veranstaltungen" ausgewählt werden.
Wenn das Import Ziel ausgewählt ist, wird die Übersicht aller vorhandener Datenfelder angezeigt. Hier kann die Zuordnung zur entsprechenden Datenspalte stattfinden.
Mit der Checkbox Zur Identifikation verwenden können bereits im System vorhandene Datensätze, die bspw. durch vorherige Imports erstellt wurden, ignoriert werden.
In der Vorschau wird der Inhalt der Spalten angezeigt.
Schritt 4 - Vorschau
In der Vorschau kann der Import erneut geprüft werden. Bei Bedarf kann zu den vorherigen Schritten navigiert werden und dort nachträglich Anpassungen vorgenommen werden.
Schritt 5 - Import
Wenn in Schritt 4 - Vorschau der "Weiter" Button betätigt wird, landet man im letzten Schritt und der Import wird ausgeführt.
Der Status des Imports wird während des Prozesses laufend angezeigt.
